.jpeg)
Dalam setiap proses penjualan hal tidak terduga sudah biasa terjadi. Misalnya, pembeli yang tiba-tiba ingin mengubah produk atau bahkan membatalkan transaksi. Oleh karena itu, Invoice yang sudah terlanjur diterbitkan perlu dikoreksi atau dibatalkan karena terdapat kesalahan/kondisi tertentu saat transaksi. Pengguna tidak perlu khawatir, karena Antara Systems memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan dokumen transaksi kepada pengguna.
Di Antara Systems, pengguna dapat melakukan koreksi dengan catatan tetap menyesuaikan kondisi atau status pada dokumen serta mengikuti konfigurasi yang dibentuk oleh sistem. Berikut adalah langkah-langkah untuk membatalkan invoice:
- Pertama, Masuk ke Modul Sales
Pilih menu Orders, kemudian cari sales order yang invoice nya ingin dikoreksi/dibatalkan. - Buka Dokumen Invoice
Pada halaman Sales Order, klik ikon invoice yang terletak di pojok kanan atas sebelah ikon truck (Delivery)
- Kembalikan Invoice ke Draft
Jika invoice sudah berstatus Posted dan tombol Reset to Draft tersedia, klik tombol tersebut untuk mengembalikan invoice ke status Draft. Langkah ini dapat membantu pengguna untuk memeriksa dan memperbaiki isi invoice sebelum melakukan konfirmasi kembali atau pembatalan. Pada contoh gambar ini, status invoice masih belum dibayar oleh pembeli.
- Batalkan Invoice
Setelah invoice kembali ke status Draft, klik tombol Cancel untuk membatalkan invoice. Pastikan invoice sudah benar-benar berstatus Cancelled setelah proses selesai.
Apabila dalam kondisi ini pengguna ingin mengubah atau menambahkan produk sesuai permintaan pembeli, maka pegeditan tersebut wajib dilakukan melalui quotation terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan alur invoicing di Antara Systems menggunakan Three-way matching (pencocokan tiga arah), yaitu quotation - delivery order - invoice. Sehingga, alur perubahan dokumen di dalam Modul Sales wajib dilakukan pertama kali melalui quotation agar dokumen lainnya saling memiliki isi yang sesuai. Setelah melakukan perubahan dokumen, klik confirm untuk membuat invoice baru.
Catatan:
- Jika invoice masih berstatus Draft, pengguna dapat memeriksa apakah tombol Cancel tersedia tanpa perlu melakukan Reset to Draft.
- Jika invoice sudah berstatus Posted (sudah dibayar), periksa status pembayaran dan pastikan pembatalan dapat dilakukan sesuai kondisi invoice.
- Secara umum, untuk invoice yang sudah berstatus Posted, pembatalan perlu ditangani lebih hati-hati karena invoice tersebut sudah masuk ke pencatatan akuntansi. Invoice yang sudah berstatus Posted, termasuk invoice yang sudah dibayar, dapat menampilkan tombol Reset to Draft. Namun, mengembalikan invoice ke Draft tidak otomatis membatalkan pembayaran yang sudah tercatat. Jika invoice sudah dibayar dan transaksi perlu dibatalkan, pastikan proses pembatalan pembayaran atau koreksi pencatatan dilakukan sesuai prosedur yang berlaku di Antara Systems.
- Jika hanya terdapat kesalahan pada isi invoice dan transaksi tetap dilanjutkan, invoice dapat dikembalikan ke Draft untuk diperbaiki, kemudian klik confirm untuk dikonfirmasi kembali jika sudah sesuai.
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
