Panduan Modul POS : Cara Membuat dan Menggunakan Promotion Programs di POS untuk Bisnis F&B

Promotion Programs dapat digunakan oleh bisnis F&B untuk memberikan berbagai penawaran kepada pelanggan, seperti diskon atau promo khusus berdasarkan ketentuan tertentu. Di Antara Systems, pemilik bisnis F&B dapat membuat Promotion Programs melalui back office > Master Data. Mengapa konfigurasi tidak dilakukan melalui menu settings seperti artikel sebelumnya? Karena disini terdapat perbedaan fungsi dari fitur promo yang ada di POS.

Apabila pengguna hanya melakukan transaksi melalui POS saja, tim Antara Systems menyarankan untuk menggunakan konfigurasi promotion programs dengan mengikuti artikel panduan ini. Akan tetapi, jika transaksi dalam sehari-hari juga menggunakan modul Sales maka konfigurasi promotion programs harus dilakukan melalui menu settings > general settings > promotion programs.

Sebagai catatan, Konfigurasi promotion programs yang dilakukan melalui master data memang dikhususkan untuk POS saja. Sedangkan konfigurasi melalui menu settings adalah promotion programs yang bisa digunakan untuk transaksi di POS dan Sales.

Panduan pada kali ini akan menjelaskan langkah-langkah mulai dari membuat promotion programs hingga menerapkannya pada transaksi di Antara POS, sehingga promo dapat digunakan dengan lebih mudah sesuai kebutuhan bisnis. Mari simak langkah-langkah berikut ini:

1. Masuk ke menu Master Data yang ada di sidebar kiri, kemudian lihat bagian Point of Sale, lalu cari Promotion Programs, dan klik create untuk membuat baru
   

2. Lengkapi informasi yang dibutuhkan, diantaranya adalah sebagai berikut:
   Header
   Program Name: nama promo yang akan dibuat, misalnya Diskon 25%.
   Ikon arsip + centang (kanan atas): status aktif program. Apabila dicentang, program aktif. Sebaliknya, jika tidak digunakan maka promo bisa diarsipkan tanpa harus dihapus dan riwayat transaksinya tetap aman.
   ‍
   Rules (aturan penerapan)
   Automatically Used: jika dicentang, promo langsung diterapkan otomatis saat syaratnya terpenuhi, tanpa kasir memasukkan kode atau memilih manual. Apabila tidak dicentang, promo biasanya harus dipilih atau diaktifkan secara manual.
   Apply on QR Order: menentukan apakah promo juga berlaku untuk pesanan yang dibuat pelanggan lewat QR (self-order di meja). Saat tidak dicentang, promo hanya berlaku untuk order lewat kasir.
   Criteria Type: kondisi pemicu promo. Di Antara Systems, terdapat 3 pilihan, diantaranya adalah For Every Order (promo berlaku di setiap order yang masuk, tanpa syarat tentang siapa pelanggannya atau urutan transaksinya). Ini cocok untuk promo umum, misalnya "Diskon 25% untuk semua pembelian selama periode tertentu". Selanjutnya, For Every New Customer (promo hanya berlaku untuk pelanggan baru, yaitu yang belum punya riwayat transaksi). Biasanya sistem mengecek data pelanggan di order tersebut, jadi pelanggan yang sudah pernah beli tidak mendapat promo. Ini cocok untuk promo akuisisi, seperti "Diskon 25% untuk pembelian pertama". Akan tetapi, jika kasir tidak mengisi data pelanggan di order, sistem mungkin tidak bisa menilai apakah dia pelanggan baru jadi sebaiknya dites dulu. Terakhir, For Every X Customers Per Day (promo dibatasi jumlah pelanggan per hari, dengan X sebagai angka yang kamu isi). Setelah opsi ini dipilih, muncul field tambahan untuk mengisi field customer limit, artinya maksimal jumlah pelanggan yang akan mendapatkan promo tersebut.
   
   Validity (masa berlaku)
   Validity Type: cara menentukan masa berlaku promo. Pada konfigurasi ini terdapat dua pilihan, yaitu Date Range (berarti promo hanya berlaku antara dua tanggal yaitu start dan end date) dan Happy Hours (promo berlaku di hari dan waktu tertentu).
   
   Accounting
   Promotion Account: akun di chart of accounts (biasanya akun beban atau diskon penjualan) tempat nilai potongan promo dicatat. Field ini penting agar diskon 25% muncul di jurnal akuntansi sebagai biaya promosi, bukan tercampur ke akun penjualan.
   
   Offer
   Offer Type: jenis penawaran promo yang diberikan. Disini terdapat tiga pilihan, diantaranya adalah Discount on Products (potongan harga langsung pada produk). Jika memilih opsi ini, akan muncul field untuk produk atau kategori yang dikenai diskon. Contoh: "Diskon 25% untuk semua produk" atau "Diskon 25% untuk kategori udang". Kemudian, Buy X Get Y (beli sejumlah produk X, dapat produk Y gratis. Produk Y bisa sama dengan X (beli 2 gratis 1) atau produk lain (beli ikan fillet, dapat sambal gratis). Terakhir, Buy X Get Discount on Y (beli produk X, lalu produk Y mendapat diskon, bukan gratis. Contoh: "Beli cumi, dapat diskon 50% untuk saus".
3. Jika sudah mengisi seluruh informasi yang dibutuhkan, klik save untuk menyimpan. Berikut adalah contoh promo yang sudah dibuat:
   

4. Selanjutnya, promo bisa digunakan untuk transaksi di POS
5. Masuk ke halaman menu di POS, pilih produk yang diinginkan
6. Klik ikon kado yang ada di sebelah kanan atas untuk menggunakan promo
   

7. Pilih promo yang ingin digunakan, kemudian bisa dilanjutkan ke proses pembayaran.

‍

‍

‍

‍