Panduan Lengkap Back Office : Cara Menyesuaikan Stok Produk Menggunakan Inventory Adjustment

Pengertian Inventory Adjustment

Sebelum masuk ke panduan, pengguna perlu memahami apa itu Fitur Inventory Adjustment yang ada pada ERP Antara Systems. Inventory Adjustment adalah fitur yang digunakan untuk menyesuaikan jumlah stok produk yang tercatat di dalam sistem dengan jumlah stok aktual yang tersedia secara fisik di gudang.

Dalam pengelolaan persediaan, jumlah stok yang tercatat di sistem tidak selalu sama dengan jumlah stok fisik. Perbedaan tersebut dapat terjadi karena berbagai kondisi, seperti:

• Hasil Stok Opname
  Setelah dilakukan pengecekan stok di gudang, ditemukan perbedaan jumlah dengan yang tercatat di sistem. Contoh: stok di sistem (100 unit) dan stok fisik (95 unit).
  Maka, dapat dilakukan penyesuaian stok (inventory adjustment) sesuai dengan jumlah stok yang ada di gudang/fisik.
• Menambahkan Stok yang Belum Tercatat
  Terdapat produk yang secara fisik sudah tersedia di gudang, tetapi belum tercatat sebagai stok di sistem. Contoh: stok di sistem (0 unit) dan stok fisik (50 unit).
  Maka, pengguna dapat menambahkan stok menggunakan inventory adjustment sesuai dengan jumlah stok fisik.
• Mengurangi Stok Akibat Kerusakan atau Kehilangan
  Jika sebagian barang mengalami kerusakan atau kehilangan sehingga jumlah fisik lebih sedikit daripada jumlah yang tercatat di sistem, Inventory Adjustment dapat digunakan untuk menyesuaikan stok. Contoh: stok di sistem (50 unit) dan stok fisik (45 unit).
  Maka, pengguna dapat mengurangi atau menyesuaikan jumlah stok yang ada di sistem sesuai jumlah stok fisik.

Jelasnya, Fitur Inventory Adjustment ini bukan merupakan fitur untuk menambah stok karena adanya transaksi pembelian barang, melainkan fitur yang digunakan untuk melakukan penyesuaian kuantitas stok, sehingga hasil akhirnya dapat berupa penambahan maupun pengurangan stok.

Perbedaan Fitur Inventory Adjustment dengan Purchase

Perlu diketahui, kedua fitur ini memang sama-sama dapat menambah jumlah stok produk. Akan tetapi, terdapat perbedaan cara kerja yang sangat jelas antar keduanya.

1. ‍Purchase digunakan untuk pembelian barang dari vendor. Artinya, stok bertambah dikarenakan pembelian dari vendor. Sedangkan Inventory Adjustment digunakan untuk menyesuaikan jumlah stok berdasarkan kondisi aktual.‍
2. Purchase biasanya dilakukan melalui Modul Purchase Order, sedangkan Inventory Adjustment dapat langsung dilakukan penyesuaian stok.‍
3. Purcahse memiliki alur pembelian dan penerimaan barang, sedangkan Inventory Adjustment fokus pada penyesuaian jumlah persediaan.

Setelah memahami sedikit penjelasan mengenai apa itu Fitur Inventory Adjustment dan fungsinya, selanjutnya adalah panduan untuk menggunakan fitur ini pada ERP Antara Systems. Sebagai info, di Antara Systems terdapat dua jalur untuk melakukan Inventory Adjustment. Pertama, pengguna bisa langsung menyesuaikan stok tersebut dari data product yang ada di master data. Kedua, pengguna juga bisa melalui Modul Inventory kemudian pilih menu inventory adjustment. Berikut penjelasan detailnya:

Cara Pertama

1. Masuk ke Master Data, kemudian pilih Product.
2. Cari nama produk yang ingin disesuaikan stoknya. Misalnya, pada contoh ini adalah bakpia coklat. Setelah itu, masuk ke menu “units on hand”.

3. Klik tombol Create yang terletak di pojok kiri atas.
4. Setelah itu, akan tertampil halaman untuk menginput jumlah stok

• On Hand Quantity adalah jumlah stok yang saat ini tercatat pada sistem
• Counted Quantity adalah jumlah stok aktual yang ditemukan berdasarkan hasil pengecekan atau perhitungan secara fisik
• Difference adalah selisih antara jumlah stok aktual dengan jumlah stok yang tercatat pada sistem. Misalnya, on hand (0 unit) dan counted (50 unit). Maka, difference +50 unit. Artinya, stok aktual lebih banyak 50 unit dibandingkan stok yang tercatat pada sistem.

Misalnya, pada contoh ini untuk stok on hand tertera 0 unit. Jadi, pengguna bisa mengisi counted quantity nya atau jumlah stok fisik yang sesuai. iKemudian, atur tanggal pencatatan penyesuaian stok nya, lalu klik save dan klik apply. Maka stok untuk produk bakpia coklat sudah berhasil ditambahkan atau disesuaikan.

Perlu diketahui, cara pertama ini cocok digunakan apabila hanya ingin menyesuaikan satu atau beberapa jumlah stok produk.

‍

Cara Kedua

1. Masuk ke Modul Inventory, pilih Inventory Adjustment.
2. Klik tombol Create yang terletak di sebelah pojok kiri atas.
3. Setelah itu, tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut:

Penjelasan setiap field adalah sebagai berikut:

• Inventory Reference adalah nama atau referensi untuk proses inventory adjustment. Misalnya, perusahaan menggunakan penamaan “Stok Opname - Agustus 2026”. Dengan ini, nantinya staf atau karyawan yang bertugas akan lebih mudah melakukan pengecekan serta mengetahui tujuan dari masing-masing inventory adjustment yang dilakukan.
• Locations digunakan untuk menentukan lokasi gudang yang akan menjadi cakupan inventory adjustment atau lokasi gudang asal dari perhitungan stok.
• Inventory Type digunakan untuk menentukan produk mana saja yang akan masuk ke dalam inventory adjustment. Pada contoh gambar, pengguna memilih “all product” sehingga inventory adjustment akan mencakup seluruh produk sesuai cakupan lokasi yang dipilih jelasnya, untuk stok opname produk di semua gudang. Jika pengguna memilih “one product category” maka sistem hanya akan memproses stok opname pada produk sesuai kategori yang ditentukan. Misalnya hanya kategori produk (bakery). Selanjutnya, jika pengguna memilih “one only product”, maka adjustment hanya akan dilakukan untuk 1 produk tertentu saja. Misalnya, roti coklat. Cara ini mirip dengan cara yang dilakukan melalui halaman master data (produk) di awal. Lalu, ada juga pilhan “select product manually” yang dapat digunakan oleh pengguna untuk memilih produk-produk tertentu secara manual. Misalnya, produk bakpia coklat, bakpia keju, dll. Terakhir, di Antara Systems juga menyediakan pilihan “XLS”, yang mana dapat digunakan ketika pengguna ingin melakukan inventory adjustment menggunakan file excel/XLS secara langsung sehingga jumlah produk yang sangat banyak dapat langsung terinput ke dalam sistem tanpa perlu mengaturnya satu persatu. Pilihan impor file ini tentunya akan menyesuaikan dengan template dokumen yang sudah dimiliki oleh tim Antara Systems.
• Include Exhausted Products secara konsep, pilihan ini digunakan untuk menginput produk yang sudah tidak memiliki stok/on hand ke dalam daftar inventory adjustment. Misalnya, jika pengguna tidak mencentang ini maka produk yang sudah tidak memiliki stok bisa tidak akan muncul dalam daftaf inventory adjustment, dan sebaliknya.
• Company adalah nama perusahaan yang melakukan inventory adjustment. Biasanya jika terdapat banyak cabang maka pengguna perlu memastikan nama perusahaan yang sesuai.
• Inventory Date adalah tanggal yang digunakan untuk proses inventory adjustment
• Counted Quantities terdapat dua pilihan. Jika memilih “default to stock on hand”, maka sistem akan menggunakan jumlah on hand yang tersedia saat ini tercatat di sistem sebagai nilai awal counted quantity. Jika pengguna memilih “default to zero” maka counted quantity akan dimulai dari 0. Kemudian, pengguna harus menginput jumlah stok aktual dari hasil perhitungan fisik.

4. Setelah semua field sudah terisi, klik tombol start inventory yang terletak di atas inventory reference.

5. Setelah itu, proses penyesuaian stok akan mulai berjalan.

Pada gambar ini, sudah tertampil daftar produk yang masuk ke dalam proses inventory adjustment. Selanjutnya, pengguna perlu mengisi Quanted Quantity dengan cara klik tombol edit yang terletak di sebelah pojok kiri atas. Setelah semua jumlah produk sudah sesuai, klik validate inventory dan proses inventory adjustment sudah selesai.

‍

‍

‍