Panduan Lengkap Back Office : Cara Mencatat Pengeluaran yang Tidak Memiliki Vendor / Supplier

Dalam operasional bisnis, terdapat berbagai jenis pengeluaran rutin yang tidak selalu berkaitan dengan supplier atau vendor tertentu, seperti biaya listrik, gaji karyawan, air, internet, sewa, maupun pengeluaran operasional bulanan/harian lainnya. Karena transaksi tersebut tidak melalui proses pembelian (Purchase) dan tidak memerlukan pencatatan vendor, maka pengelolaannya dilakukan secara langsung melalui modul Accounting menggunakan fitur Journal Entries.

Melalui fitur ini, pengguna dapat mencatat seluruh pengeluaran bulanan secara manual dengan tetap menjaga akurasi pencatatan akuntansi. Setiap transaksi akan langsung dibukukan ke akun biaya (expense account) yang sesuai sehingga laporan keuangan tetap tersusun dengan lengkap dan akurat.

Akan tetapi, perlu diketahui juga bahwa dalam back office Antara Systems, pengguna juga dapat mencatat pengeluaran ini melalui Module Expenses. Hanya saja, jika melakukan pencatatan dalam modul ini pengguna masih perlu melakukan pencatatan dua kali (ke dalam Journal Entries), karena pengeluaran ini tidak bisa langsung tercatat dalam akuntansi. Sehingga, dalam hal ini pengguna disarankan untuk langsung melakukan pencatatan di Journal Entries Module Accounting saja.

Pada panduan ini, Anda akan mempelajari langkah-langkah untuk mencatat pengeluaran (Expenses) yang tidak memiliki supplier/vendor melalui menu Accounting → Journal Entries pada Antara Systems, mulai dari membuat jurnal baru hingga memvalidasi transaksi agar tercatat ke dalam sistem.

1. Masuk ke Modul Accounting, lalu cari sub modul yang bernama Miscellaneous, kemudian buka bagian Journal Entries

2. Setelah itu, klik Create untuk memulai pencatatan.

Pada bagian ini, terdapat beberapa informasi yang wajib di isi. Untuk pencatatan pengeluaran bulanan tanpa supplier/vendor, field yang umumnya wajib diisi hanyalah Accounting Date, Journal, serta rincian pada Journal Items (Account, Label, Debit, dan Credit). Field seperti Partner, Replace Invoice, dan Xendit ID dapat dikosongkan apabila tidak relevan dengan transaksi yang dicatat.

• Journal Entry Number: Nomor referensi jurnal yang dibuat secara otomatis oleh sistem berdasarkan jenis jurnal dan periode transaksi. Contoh: MISC/2026/08/0001. Nomor ini berfungsi sebagai identitas unik setiap jurnal.
• Accounting Date: Tanggal efektif transaksi akan dicatat ke dalam pembukuan. Tanggal ini menentukan periode akuntansi tempat jurnal tersebut masuk. 
• Journal: Menentukan jenis jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi. Untuk pengeluaran operasional yang tidak memiliki supplier/vendor, umumnya menggunakan Miscellaneous Operations.
• Replace Invoice: Digunakan untuk menghubungkan jurnal dengan invoice yang akan digantikan atau disesuaikan. Field ini hanya digunakan pada kondisi tertentu dan dapat dikosongkan apabila tidak diperlukan.
• Reference: Nomor referensi atau keterangan tambahan sebagai identitas transaksi, misalnya nomor kuitansi, nomor bukti pembayaran, atau kode dokumen internal (opsional)
• Xendit ID: Berisi ID transaksi dari sistem pembayaran Xendit apabila jurnal berasal dari transaksi yang terintegrasi dengan Xendit. Untuk pencatatan pengeluaran manual, field ini dapat dikosongkan.
• State: Menampilkan status atau informasi internal dari transaksi. Field ini diisi otomatis oleh sistem dan tidak perlu diubah oleh pengguna. 

Tab Journal Items
‍
Bagian Journal Items merupakan area utama untuk memasukkan rincian transaksi akuntansi. Setiap baris mewakili satu akun yang akan didebit atau dikredit

• Account: Pilih akun (Chart of Accounts) yang akan digunakan, misalnya akun Biaya Listrik, Biaya Internet, Biaya Sewa, atau Kas/Bank.
• Partner: Digunakan untuk memilih supplier, customer, atau bisa juga nama toko tempat kita melakukan pembelian. Karena pengeluaran ini tidak memiliki supplier/vendor, kolom ini dapat dikosongkan (opsional)
• Label: Keterangan singkat mengenai transaksi agar mudah diidentifikasi pada laporan, misalnya Pembayaran Listrik Agustus 2026.
• Debit: Masukkan nilai pada sisi debit. Untuk pencatatan pengeluaran, akun biaya biasanya ditempatkan pada kolom Debit.
• Credit: Masukkan nilai pada sisi kredit. Umumnya digunakan untuk akun Kas atau Bank sebagai sumber pembayaran. 
• Tax Grids: Digunakan apabila transaksi berkaitan dengan pelaporan pajak. Jika transaksi tidak memiliki komponen pajak, kolom ini dapat dikosongkan. 

Tab Order Info

Tab Other Info berisi informasi tambahan mengenai jurnal, seperti detail perusahaan, mata uang, atau informasi teknis lainnya. Pada umumnya pengguna tidak perlu mengubah informasi pada tab ini kecuali terdapat kebutuhan khusus sesuai kebijakan perusahaan.

Tab Tombol Aksi

• Save: Menyimpan jurnal sebagai Draft sehingga masih dapat diedit.
• Discard: Membatalkan perubahan yang belum disimpan.
• Post: Memvalidasi dan membukukan jurnal ke dalam sistem akuntansi. Setelah diposting, transaksi akan memengaruhi laporan keuangan.
• Draft / Posted: Menunjukkan status jurnal. Draft berarti jurnal masih dapat diubah, sedangkan Posted berarti jurnal telah divalidasi dan masuk ke pembukuan.

3. Ketika sudah menginput pengeluaran pada kolom debit dan sumber rekening yang digunakan untuk pembayaran pada kolom kredit, pastikan saldo akhir yang tertera pada kolom debit dan kredit sudah balance (sama). Jika sudah, baru bisa klik save. Apabila masih ingin dilakukan pengeditan, cukup selesai di bagian klik save saja terlebih dahulu. Kemudian baru bisa klik post apabila semua penginputan dan nominal pembayaran sudah benar. Karena, apabila pengguna sudah menekan tombol post, artinya pengeluaran ini sudah tercatat “terbayar” di pembukuan/akuntansi.

Berikut adalah contoh hasil pencatatan pengeluaran pada Journal Entries:

‍

‍