Panduan Lengkap Back Office : Cara Menambahkan Daftar Harga Produk Vendor/Pemasok

Pada artikel panduan lainnya, pengguna sudah mengetahui bagaimana cara menginput profil bisnis dari vendor / Pemasok. Selanjutnya, pada artikel ini akan dijelaskan mengenai Vendor Pricelist.

Vendor Pricelist adalah daftar harga beli produk dari masing-masing vendor/pemasok. Berbeda dengan data Vendor (yang berisi profil dan kontak pemasok), Vendor Pricelist berisi rincian produk apa saja yang dijual vendor tersebut dan berapa harganya.Data ini digunakan untuk mencatat harga pembelian produk berdasarkan vendor, termasuk informasi produk, mata uang, perusahaan, kuantitas minimum, satuan, dan harga yang berlaku.

Jelasnya, Vendor Pricelist berfungsi sebagai referensi harga otomatis saat membuat Purchase Order dan memilih vendor beserta produknya, sistem akan otomatis mengisi harga sesuai data yang terdaftar di pricelist ini, sehingga tim purchasing tidak perlu mengecek atau mengetik ulang harga secara manual setiap kali membuat pesanan. Data ini idealnya diisi setelah data vendor selesai didaftarkan di menu Vendors (lihat panduan di artikel sebelumnya).

Berikut adalah langkah-langkah untuk menginput daftar harga produk vendor pada Antara Systems :

1. Masuk ke Master Data, pergi ke bagian Purchase, kemudian pilih Vendor Pricelist

2. Klik create di pojok kiri atas untuk memulai input data
3. Isi informasi berikut ini :

• Vendor : Pilih vendor/pemasok dari data yang sudah terdaftar di Master Data > Vendors sebelumnya
• Vendor Product Name : Nama produk sesuai penyebutan/istilah yang dipakai vendor tersebut (bisa berbeda dari nama produk di sistem internal Anda) - opsional
• Vendor Product Code : Kode/SKU produk sesuai yang digunakan vendor (bukan kode produk internal) - opsional
• Delivery Lead Time : Estimasi waktu (dalam hari) yang dibutuhkan vendor untuk mengirim produk sejak pesanan dibuat (default pada sistem adalah 1 hari)
• Product : Nama Produk internal (sesuai Master Data Produk) yang harganya akan didaftarkan
• Product Variant : Varian spesifik dari produk tersebut, jika produk memiliki variasi (misalnya ukuran M, jenis produk daging, dst) - opsional
• Quantity : Jumlah minimum pembelian agar harga ini berlaku
• Unit Price : Harga beli per unit dari vendor, beserta mata uang (contoh: IDR)
• Validity :  tanggal berlakunya harga ini (dari - sampai), berguna jika vendor memberi harga promo/musiman. Sebaliknya, jika dikosongkan harga akan dianggap berlaku seterusnya. 
• Company : Perusahaan/entitas yang menggunakan pricelist ini (relevan untuk sistem multi-company)

4. Jika sudah terisi, klik save untuk menyimpan

Perlu diketahui, Satu vendor biasanya memiliki banyak baris pricelist, satu baris untuk setiap produk yang mereka tawarkan. Jika sebuah vendor menjual produk yang sama dengan harga berbeda tergantung jumlah pembelian (misalnya harga grosir vs eceran), buat baris terpisah dengan Quantity yang berbeda untuk masing-masing harga. Pastikan Product yang dipilih sudah terdaftar di Master Data Produk terlebih dahulu, karena pricelist hanya bisa mengacu ke produk yang sudah ada di sistem.

Jika dijelaskan detail mengikuti alurnya, dapat dipahami mulai dari Data Vendor (profil & kontak) → Data Produk (Master Data Produk) → Vendor Pricelist (harga per produk per vendor) → Purchase Order (harga otomatis terisi dari pricelist). Dengan pricelist yang lengkap dan terkelola dengan baik, proses pembuatan Purchase Order menjadi lebih cepat dan konsisten karena harga sudah tersimpan di sistem sesuai kesepakatan dengan masing-masing vendor.

‍