Panduan Lengkap Back Office: Cara Membuat Format Dokumen Penawaran (Quotation Templates) di Antara Systems

Saat ini, Antara Systems sudah menambahkan salah satu fitur yang sangat bermanfaat bagi pengguna, yaitu Fitur Quotation Templates. Fitur ini dapat membantu pengguna untuk membuat format dokumen penawaran yang berisi daftar produk atau layanan yang biasa ditawarkan kepada calon pembeli atau pelanggan. Dengan adanya format ini, pengguna tidak perlu menginput produk satu per satu setiap kali membuat dokumen penawaran baru sehingga proses transaksi menjadi lebih praktis dan efisien.

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat format dokumen penawaran (quotation templates) di Antara Systems:

1. Masuk ke Menu Settings untuk Mengaktifkan Fitur
   Buka menu Settings → General Settings, kemudian ketik di kolom pencarian yang ada di sebelah pojok kanan atas, lalu ketik quotation templates. Aktifkan fitur Quotation Templates dengan mencentang kotak (checkbox), lalu klik Save untuk menyimpan pengaturan. Setelah fitur aktif, pengguna dapat membuat template penawaran yang berisi daftar produk atau layanan yang biasa ditawarkan kepada calon pembeli.
   

2. Buka Menu Quotation Templates
   Pada bagian pengaturan quotation templates, klik quotation templates untuk membuka halaman format dokumen penawaran (template). Selanjutnya, klik tombol Create untuk membuat format baru.
   

3. Isi Informasi pada Format (Template)
   Pada halaman pembuatan format dokumen penawaran, masukkan nama format dokumen sesuai dengan paket penawaran yang biasa digunakan dalam transaksi penjualan. Contohnya, Paket Usaha A.
   Pengguna juga dapat mengatur masa berlaku penawaran dan memilih perusahaan jika diperlukan. Setelah itu, masukkan daftar produk atau layanan yang termasuk dalam paket melalui tab Lines. Jika terdapat produk tambahan yang ingin ditawarkan kepada pembeli, pengguna dapat menambahkannya melalui tab Optional Products. Sementara itu, tab Confirmation dapat digunakan untuk mengatur ketentuan konfirmasi quotation sesuai dengan pilihan yang tersedia. Ulangi langkah tersebut sampai seluruh produk atau layanan yang termasuk dalam paket selesai dimasukkan.
   Selain informasi daftar produk, dalam format dokumen penawaran ini juga terdapat terms & conditions atau syarat dan ketentuan penawaran yang menjelaskan aturan atau kesepakatan antara penjual dan calon pembeli sebelum transaksi disetujui. Kolom ini terletak di kolom paling bawah format dokumen. Pengguna dapat menambahkannya di dalam kolom tersebut atau melalui pengaturan modul sales di bagian settings seperti pada contoh gambar berikut:
   

Setelah seluruh informasi dan daftar produk diperiksa, klik Save untuk menyimpan format dokumen penawaran (quotation templates). Format ini dapat digunakan kembali saat membuat penawaran baru, sehingga pengguna tidak perlu memasukkan daftar produk yang sama secara berulang. Sebagai informasi, pengguna juga dapat membuat lebih dari satu format dokumen penawaran (quotation templates).

Untuk memudahkan praktik, berikut contoh pengisian format (template) yang bisa digunakan oleh pengguna:
- Quotation Template: Paket Usaha A - Paket Perlengkapan Toko
- Quotation Expired After: 14 hari (kosongkan jika tidak ada batas masa berlaku penawaran)
- Company: Antara Systems (sesuaikan dengan nama perusahaan pengguna)

Misalnya, sebuah bisnis menjual paket perlengkapan untuk toko retail. Paket Usaha A terdiri dari beberapa produk berikut.

- Product: Rak Display Toko > Deskripsi: Rak display untuk menata produk > Jumlah (qty): 2 > Unit of measure: Unit
- Product: Barcode Scanner > Deskripsi: Alat pemindai barcode produk > Jumlah (qty): 1 > Unit of measure: Unit
- Product: Cash Drawer > Deskripsi: Laci penyimpanan uang kas > Jumlah (qty): 1 > Unit of measure: Unit

Cara memasukkannya ke dalam format (template):

1. Pada tab Lines, klik Add a product.
2. Pilih produk dari daftar produk yang sudah tersedia di Antara Systems.
3. Periksa atau lengkapi kolom Description, Quantity, dan Unit of Measure sesuai kebutuhan.
4. Ulangi langkah tersebut untuk produk lainnya.
5. Pastikan semua produk yang termasuk dalam Paket Usaha A sudah dimasukkan.
6. Setelah semua bagian selesai diisi, klik Save untuk menyimpan template.‍

Catatan: Nama produk di atas merupakan data dummy (simulasi) sehingga dapat disesuaikan dengan data produk setiap pengguna. Pastikan produk sudah terdaftar di master data Antara Systems sebelum digunakan. Harga jual umumnya mengikuti konfigurasi produk dan daftar harga yang digunakan ketika penawaran dibuat.

Dengan Fitur Quotation Templates, proses pembuatan penawaran menjadi lebih praktis karena pengguna tidak perlu memasukkan daftar produk yang sama secara berulang. Fitur ini sangat membantu bisnis yang memiliki paket produk atau layanan dengan komposisi penawaran yang relatif tetap.

‍

‍

‍

‍

‍

‍