Panduan Lengkap Back office: Cara Melihat Laporan Penjualan

Antara Systems menyediakan berbagai laporan yang membantu pengguna memantau dan menganalisis aktivitas bisnis dari beberapa modul, seperti Point of Sale (POS), CRM, Sales, Purchase, dan lainnya. Salah satu laporan yang dapat digunakan adalah laporan penjualan yang membantu pengguna melihat ringkasan aktivitas penjualan berdasarkan periode tertentu.

Dalam ERP Antara Systems, pengguna dapat mengakses laporan penjualan melalui Modul Reporting yang terbagi menjadi dua sumber, yakni melalui reporting Point of Sale (POS) dan Sales. Perbedaan sederhananya adalah sebagai berikut:

• Reporting Point of Sale (POS) lebih berfokus pada transaksi yang terjadi melalui POS, seperti transaksi kasir, produk terjual, pembayaran, refund, dan aktivitas kasir lainnya. 
• Reporting Sales merupakan laporan untuk melihat aktivitas penjualan secara lebih umum yang tercatat dari Modul Sales, seperti quotation/sales order, pembatalan pemesanan produk, dan nilai seterusnya.

Modul Reporting dapat diakses pada bagian sidebar sebelah kiri, seperti pada gambar berikut:

Reporting > Point of Sale (POS)

Pada ERP Antara Systems saat ini sudah ada 23 laporan di POS (akan terus dilakukan pengembangan) yang dapat membantu pengguna dalam analisa hasil penjualannya. Setiap laporan memiliki fungsi dan informasi yang berbeda. Pengguna dapat memilih jenis laporan sesuai dengan kebutuhan analisis penjualan yang ingin dilakukan.

Berikut adalah penjelasan dari masing-masing laporan:

1. ‍POS Dashboard > Menampilkan ringkasan performa penjualan POS dalam bentuk dashboard. Pengguna dapat melihat data berdasarkan periode harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, seperti Gross Sales, Net Sales, promosi, total transaksi, total produk terjual, dan total refund, hingga total penjualan berdasarkan nama kasir. Fungsinya sebagai halaman sederhana untuk memantau kondisi penjualan.

2. POS Summary Report > Menyajikan ringkasan transaksi penjualan dalam periode tertentu. Laporan ini cocok digunakan untuk melihat gambaran umum aktivitas penjualan tanpa perlu melihat detail setiap transaksi. Akan tetapi, dalam laporan ini pengguna juga dapat melihat nilai total COGS atau HPP yang sudah dikeluarkan untuk penjualan.

3. POS Transaction Report > Laporan ini digunakan untuk melihat daftar transaksi penjualan secara keseluruhan berdasarkan order. Informasi yang ditampilkan antara lain nomor order, waktu order, waktu pembayaran, terminal (nama instance), nilai penjualan, metode pembayaran, status, kasir, waiter, total pembayaran, customer, order type, serta detail transaksi. Laporan ini cocok digunakan ketika pengguna ingin mengetahui transaksi apa saja yang terjadi dalam periode tertentu tanpa perlu melihat rincian produk di dalam setiap transaksi. Misalnya, ingin mencari data transaksi berdasarkan nama customer, nomor order, atau status pembayaran.

4. POS Detail Transaction > Data ini digunakan untuk melihat rincian produk dalam setiap transaksi, termasuk nilai penjualan, biaya produk (COGS), pajak, diskon, service charge, dan informasi transaksi lainnya. Pengguna dapat memfilter laporan berdasarkan periode transaksi dan nomor order. Data yang ditampilkan mencakup informasi seperti produk, quantity, nilai sales, discount, service charge, tax, total, payment method, status, served by, note, customer, serta informasi COGS dan COGS (%). Informasi COGS (Cost of Goods Sold) memungkinkan pengguna melihat biaya produk yang terjual dan persentasenya terhadap nilai penjualan, sehingga laporan ini juga dapat membantu dalam menganalisis margin atau keuntungan dari produk yang terjual.

5. POS Product Report > Menampilkan laporan penjualan berdasarkan produk. Berguna untuk mengetahui produk yang terjual, kategori produk, jumlah penjualan, serta performa masing-masing produk dalam periode tertentu seperti adanya refund atau pengembalian transaksi saat penjualan.

6. POS Category Report > Menampilkan data penjualan berdasarkan kategori produk. Laporan ini dapat digunakan untuk mengetahui kategori produk mana yang memberikan kontribusi tinggi terhadap penjualan.

7. POS Variant Report > Menampilkan laporan penjualan berdasarkan varian produk. Berguna apabila produk memiliki beberapa pilihan varian dan pengguna ingin mengetahui performa masing-masing varian. Misalnya, produk mie goreng varian indomie goreng.

8. POS Cancel Report > Menampilkan informasi mengenai transaksi yang dibatalkan. Dapat digunakan untuk memantau transaksi yang tidak dilanjutkan atau dibatalkan dari proses penjualan. Dalam halaman ini juga akan terlihat kasir dan waitress mana yang melakukan pembatalan pesanan sesuai sesinya.

9. POS Order Type Report > Menampilkan laporan berdasarkan jenis pesanan/order type, misalnya dine-in, takeaway, delivery, atau jenis order lain yang dikonfigurasi pada POS.

10. POS Cashier Report > Menampilkan informasi penjualan berdasarkan nama kasir. Berguna untuk melihat aktivitas atau performa transaksi yang dilakukan oleh masing-masing kasir.

11. POS Kitchen Display Report > Menyajikan informasi terkait transaksi atau pesanan yang masuk ke Kitchen Display System (KDS). Laporan ini dapat membantu memantau aktivitas pesanan yang diproses oleh bagian dapur, misalnya dari waktu pengerjaan.

12. POS Payment Report > Menampilkan laporan transaksi berdasarkan metode pembayaran yang digunakan, sehingga pengguna dapat mengetahui penerimaan penjualan berdasarkan metode pembayaran tertentu.

13. POS Cash Cashier Report > Menampilkan informasi terkait uang kas yang dikelola oleh kasir, termasuk aktivitas kas yang berkaitan dengan operasional POS.

14. POS Terminal Report > Menampilkan laporan aktivitas penjualan berdasarkan terminal POS. Berguna untuk membandingkan transaksi atau performa dari masing-masing terminal/kasir yang digunakan. 

15. POS Session Report > Menampilkan laporan berdasarkan session POS. Laporan ini dapat digunakan untuk melihat aktivitas transaksi yang terjadi dalam setiap sesi kasir, termasuk informasi penjualan dan transaksi selama sesi berlangsung.

16. POS Customer Report > Menampilkan laporan aktivitas penjualan berdasarkan customer/pelanggan. Berguna untuk mengetahui transaksi atau nilai pembelian yang dilakukan oleh pelanggan tertentu. Biasanya, dengan data ini tim marketing akan lebih mudah menyusun strategi pemasaran untuk penjualan.

17. POS Commission Report > Menampilkan laporan mengenai komisi penjualan. Dapat digunakan untuk melihat perhitungan atau nilai komisi yang berkaitan dengan transaksi penjualan.

18. POS Peak Time Product Report > Menampilkan informasi mengenai produk yang paling banyak terjual pada waktu tertentu. Laporan ini dapat membantu mengetahui produk yang memiliki tingkat penjualan tinggi pada jam-jam tertentu.

19. POS Peak Time Sales Report > Menampilkan aktivitas atau nilai penjualan berdasarkan waktu/jam transaksi. Berguna untuk mengetahui periode dengan tingkat penjualan paling tinggi sehingga dapat membantu analisis jam ramai (peak hours). 

20. POS Promotion Report > Menampilkan laporan transaksi yang menggunakan promosi. Pengguna dapat memantau penggunaan dan dampak promosi terhadap transaksi penjualan. 

21. POS Coupon Report > Menampilkan laporan penggunaan coupon dalam transaksi POS. Berguna untuk mengetahui coupon yang digunakan dan transaksi yang terkait dengan penggunaan coupon tersebut.

22. POS Combo Product Report > Menampilkan laporan penjualan combo product, yaitu produk yang dijual dalam bentuk paket atau kombinasi beberapa produk. 

23. POS Tax Report > Menampilkan laporan pajak yang dikenakan pada transaksi penjualan. Laporan ini dapat digunakan untuk membantu memantau nilai pajak yang tercatat dari transaksi POS.

24. POS Unsold Items Report > Menampilkan daftar produk yang belum terjual dalam periode tertentu. Laporan ini dapat membantu pengguna mengidentifikasi produk yang belum memiliki aktivitas penjualan yang minim atau bahkan belum terjual sama sekali. Sehingga pengguna dapat lebih mudah mengambil keputusan untuk kebutuhan strategi marketing. 

Reporting > Sales

Pada laporan saat ini sudah terdapat 5 jenis laporan dari hasil transaksi Modul Sales (akan terus dilakukan pengembangan).

Berikut adalah penjelasan detail dari masing-masing laporan:

1. Dashboard > Merupakan ringkasan visual performa penjualan secara real-time seperti, total Gross Sales, Net Sales, jumlah Quotations, Orders, Customers, dll., lengkap dengan grafik tren (Sales Summary) dan perbandingan periode (Sales Comparison). Fungsinya sebagai "papan pantau" cepat, bukan laporan detail.

2. Sales Recapitulation Report > Rekap penjualan dalam format tabel/pivot, biasanya dikelompokkan per periode (harian/bulanan), per salesperson, per tim, atau per produk. Laporan ini menjadi laporan penjualan paling lengkap dan detail per transaksi dari Modul Sales. Tidak hanya rekap angka seperti di Dashboard, tapi bisa ditelusuri sampai level per Sales Order, termasuk margin/profitabilitas (karena ada kolom COGS dan Margin) yang tidak ada di laporan lain. Laporan ini cocok jika pengguna ingin melakukan audit detail transaksi atau menghitung keuntungan riil per order/pelanggan/salesperson, bukan sekadar omzet kotor.

3. Sales Product Report > Analisis penjualan berdasarkan produk, yakni melihat produk mana yang paling laku, kuantitas terjual, revenue per produk/kategori. Berguna untuk melihat produk mana yang paling kontributif terhadap omzet.

4. Outstanding Sales Report > Menampilkan order yang belum lunas dibayar atau belum sepenuhnya di-invoice/dikirim atau semacam piutang penjualan. Berguna untuk tracking pembayaran yang masih tertunda dari pelanggan.

5. Sales Cancel Report > Merupakan rekap order/quotation yang dibatalkan, biasanya lengkap dengan alasan pembatalan (jika diisi). Berguna untuk analisis kenapa transaksi tersebut gagal, apakah karena stok kosong, pelanggan batal, dll. 

6. Sales Commission Report > Laporan komisi yang didapat masing-masing salesperson dari order yang berhasil closing, biasanya berdasarkan skema komisi (persentase dari nilai order) yang sudah di konfigurasi sistem.

Dengan tersedianya berbagai laporan di Modul Reporting Antara Systems baik dari sisi Point of Sale (POS) maupun Sales, pengguna dapat memantau dan menganalisis aktivitas bisnisnya secara lebih menyeluruh, mulai dari transaksi harian di kasir hingga rekapitulasi penjualan dan profitabilitas dalam periode tertentu.

Pemilihan jenis laporan yang tepat sesuai kebutuhan analisis akan membantu pengguna mengambil keputusan bisnis yang lebih akurat, baik untuk evaluasi kinerja penjualan, pemantauan piutang, hingga strategi pemasaran kedepannya. Antara Systems akan terus mengembangkan dan menambahkan fitur laporan baru guna mendukung kebutuhan analisis pengguna yang semakin beragam.

‍

‍

‍

‍